Digimind

Tata Cara Penulisan Pesan Email Marketing Yang Tepat

Meskipun terkesan cara lama, Email sudah menjadi tools  inti untuk bisnis sejak awal abad 20. Cara kerjanya sebenarnya seperti halnya media cetak (koran), hanya saja disini kamu mengirim koran tersebut dalam bentuk email di dalam dunia digital.

Menulis Email untuk urusan bisnis memang terdengar mudah, tetapi tidak banyak yang tahu cara tepat melakukannya. Menulis untuk urusan bisnis dengan urusan personal memiliki konten dan bahasa yang berbeda didalamnya.

Dalam bisnis, kata-kata bisa jadi penentu sukses tidaknya produk yang dipasarkan, atau sukses tidaknya saat menjalin mitra bisnis.

Untuk itu, pada pembahasan ini kamu akan belajar cara menulis email yang benar untuk urusan bisnis.

  1. Manfaatkan Subject Email Dengan Baik

Headline atau judul dalam artikel atau koran cetak memiliki 2 fungsi, yaitu :

  • Menarik perhatian pembaca
  • Dan ringkasan singkat (judul) dari isi konten

Hal ini juga berlaku untuk Subject pada email yang kamu kirimkan. Blank subject (subjek kosong) seringkali dinilai sebagai Spam. Oleh sebab itu gunakan kata-kata yang di-organisir dengan baik agar penerima tahu persis apa isi email kamu.

Suatu subject yang ditulis dengan baik akan memberikan dampak positif kepada penerima bahkan sebelum si penerima membuka isi emailnya. Sebagai contohnya :

  • Contoh A : Subject : Meeting
  • Contoh B : Subject : Meeting Laporan Bulanan – Jam 10 Pagi 10 July 2020.

Coba bandingkan, mana menurutmu subject email yang baik ? Jelas Contoh B adalah pilihannya. Sebab di subject tersebut sudah terkandung ringkasan yang perlu diketahui penerima. Seperti masalah apa yang dibahas didalam email, serta detail pesannya.

  1. Tulis Pesan Sesingkat dan Sejelas Mungkin

Sama halnya seperti surat tradisional, email juga harus dibuat sejelas dan sesingkat mungkin.

Siapapun jelas akan benci jika menerima email yang isinya terlalu panjang dan bertele-tele. Oleh karena itu buat sesingkat mungkin dan langsung pada inti permasalahan (to the point).

Kalau memang terdapat beberapa topik pembahasan yang berbeda, pertimbangkan untuk mengirim email lainnya ketimbang menggabungkan semuanya dalam satu email.

Hal ini juga memudahkan penerima untuk membalas secara akurat masalah apa yang dibahas dan mana balasan tepatnya.

  1. Bersikap Sopan

Tahukah kamu bahwa email yang kamu kirim merepresentasikan dirimu sendiri dihadapan si penerima? Karena itu, penting sekali menjaga tulisanmu agar tetap ber-etika dan sopan apabila dibaca oleh si penerima.

Sebagai contoh, untuk salam pembuka yang tepat kamu bisa menggunakan contoh berikut :

  • Selamat Pagi / Siang / Malam
  • Dengan hormat
  • Yang terhormat
  • Yang kami hormati
  • Atau dikombinasikan menjadi Yang Terhormat Bapak Budi

Hindari kata-kata yang kurang sopan seperti halo, hai dalam pembukaan baik itu dalam urusan bisnis maupun lainnya. Hindari pula menggunakan huruf kapital sebab akan dikenal seperti sedang marah atau emosi negatif lainnya.

Penting juga untuk memperkenalkan dirimu terlebih dahulu pada bagian awal  isinya. Terutama jika si penerima baru pertama kali berinteraksi dengan kamu atau bisnismu.

  1. Penutup / Ending

Untuk penutup email resmi, kita bisa menggunakan contoh seperti berikut ini :

  • Atas perhatian Bapak / Ibu, kami / saya ucapkan terima kasih.
  • Demikian email dari saya / kami terkait dengan penawaran CCTV. Jika ada yang kurang jelas bisa Bapak tanyakan dengan membalas email ini. Atas perhatiannya saya / kami ucapkan terima kasih.

Sedangkan untuk ending email resmi ini biasanya terdiri dari kata-kata berikut ini :

  • Kind regards
  • Best wishes
  • Sincere regards
  • Best regards
  • Hormat Saya
  • Hormat Kami
  • Thank You
  • dan lain sebagainya.

Signature (Opsional)

Untuk email resmi signature ini bisa kamu gunakan bisa juga tidak. Biasanya signature ini hanya berisi informasi tentang jabatan kamu dan juga alamat kantor. Contohnya seperti berikut ini :

Sumber : https://www.mindtools.com/CommSkll/EmailCommunication.htm